Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, uns kontaktieren oder unsere Leistungen (Webhosting, E-Mail-Postfächer, Domains, Webdesign) nutzen, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht, wie lange wir die Daten speichern und welche Rechte Sie haben.

Inhalt: 1. Verantwortlicher · 2. Grundsätze · 3. Hosting und Server-Protokolle · 4. Cookies · 5. Kontakt · 6. Bestellung und Kundenkonto · 7. Vertragsdurchführung · 8. Domains · 9. Zahlung und Rechnungen · 10. Support · 11. Kündigung und Widerruf · 12. AV-Vertrag · 13. Daten in Ihren Websites und Postfächern · 14. E-Mails · 15. Empfänger · 16. Drittländer · 17. Speicherdauer · 18. Datensicherheit · 19. Ihre Rechte · 20. Beschwerderecht · 21. Pflichtangaben, keine automatisierten Entscheidungen · 22. Minderjährige · 23. Änderungen

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Hostgarten – Webhosting & Webdesign
Inh. Georgios Tassoúlas
Heilbronner Strasse 1
10779 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 (0)30 367 469 74
E-Mail: info@hostgarten.de

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns direkt unter datenschutz@hostgarten.de oder unter der oben genannten Anschrift. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht benennen, da bei uns weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind und keine Kerntätigkeit mit besonders umfangreicher oder risikoreicher Verarbeitung vorliegt.

2. Grundsätze unserer Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse. Wir verarbeiten nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, und löschen sie, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Kein Tracking, keine Werbung: Wir setzen keine Analyse- oder Statistikdienste anderer Anbieter (z. B. Google Analytics; unsere eigene Besucherstatistik ohne Cookies ist unter Nr. 3 beschrieben), keine Werbe- oder Marketing-Cookies, keine Social-Media-Plugins, keine Karten- oder Videodienste und keine Schriftarten von fremden Servern ein. Alle Bestandteile der Website – auch Schriften, Symbole und Skripte – liefern wir von unserem eigenen Server aus.
Keine Weitergabe zu Werbezwecken: Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.
Verifizierung bei Suchmaschinen: Unsere Seiten können einen Bestätigungscode für die Google Search Console oder die Bing Webmaster Tools enthalten. Dabei handelt es sich um einen reinen Text im Quellcode; beim Aufruf unserer Seiten werden dadurch keine Daten an Google oder Microsoft übertragen.

Die wichtigsten Rechtsgrundlagen sind: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung, z. B. steuerliche Aufbewahrung) und lit. f (berechtigte Interessen). Bei jeder Verarbeitung nennen wir unten die konkrete Rechtsgrundlage.

3. Hosting, Server-Protokolle und Verbindungssicherheit

Hosting-Dienstleister

Diese Website und die von uns angebotenen Hosting- und E-Mail-Leistungen werden auf Servern der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, betrieben. Die Server stehen in Rechenzentren in Deutschland. Mit STRATO haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen; STRATO verarbeitet die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen.

Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf unserer Website verarbeitet der Webserver automatisch folgende Zugriffsdaten und speichert sie in Protokolldateien: IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse (URL) und Anfragemethode, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer, sofern Ihr Browser sie übermittelt) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem (User-Agent).

Wir benötigen diese Daten, um die Website auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten, Störungen zu analysieren und Angriffe (z. B. massenhafte Anmeldeversuche) zu erkennen und abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt. Die Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern ihre weitere Aufbewahrung nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist; in diesem Fall löschen wir sie nach dessen Abschluss.

Besucherstatistik ohne Cookies

Um zu erfahren, welche Seiten gelesen werden und wie Besucher zu uns finden, zählen wir Seitenaufrufe auf unserem eigenen Server. Dabei setzen wir keine Cookies, legen nichts auf Ihrem Gerät ab und speichern keine IP-Adressen. Gespeichert werden nur Tageszahlen: aufgerufene Seite (ohne persönliche Bestandteile der Adresse), Sprache, Gerätetyp (Computer, Tablet oder Smartphone), die verweisende Website oder Suchmaschine (nur deren Name, z. B. „Google“) und die zuerst aufgerufene Seite. Damit ein Besucher an einem Tag nur einmal gezählt wird, bilden wir aus IP-Adresse und Browserkennung einen Prüfwert mit einem täglich wechselnden Zufallsschlüssel, der danach verworfen wird. Dieser Prüfwert lässt keinen Rückschluss auf Ihre Person zu, kann nicht mit anderen Tagen verknüpft werden und wird nach 48 Stunden gelöscht. Sendet Ihr Browser das Signal „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“, zählen wir nur den Seitenaufruf. Angemeldete Mitarbeiter und automatische Zugriffe (Suchmaschinen, Bots) werden nicht gezählt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, unsere Website bedarfsgerecht zu gestalten. Die Tageszahlen werden nach 25 Monaten gelöscht und nicht an Dritte weitergegeben.

Technische Fehlerprotokolle

Tritt in unserer Anwendung ein technischer Fehler auf, speichern wir eine Fehlermeldung mit Zeitpunkt und betroffener Funktion. Passwörter, Zugangsschlüssel und Zahlungsdaten werden darin grundsätzlich nicht erfasst. Diese Protokolle dienen der Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Verschlüsselung

Alle Verbindungen zu unserer Website, zum Kundenbereich und zu unseren Mailservern sind per TLS verschlüsselt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol Ihres Browsers.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser speichert. Wir setzen ausschließlich Cookies ein, die für den Betrieb der Website und die von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich sind. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) keine Einwilligung erforderlich. Deshalb zeigen wir auch kein Cookie-Banner. Die Cookies werden nicht an Dritte übermittelt und nicht für Tracking verwendet:

HOSTGARTEN_SID – Sitzungs-Cookie. Hält Ihre Sitzung aufrecht (z. B. Anmeldung im Kundenbereich, Schutz von Formularen vor Missbrauch, Zwischenspeicherung von Formularangaben). Er wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
lang – speichert die von Ihnen gewählte Sprache der Website. Speicherdauer: 12 Monate.
hg_remember – wird nur gesetzt, wenn Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“ wählen. Er enthält einen zufälligen Schlüssel (kein Passwort), der Sie wiedererkennt. Speicherdauer: 30 Tage; beim Abmelden wird er gelöscht.

Rechtsgrundlage für die mit den Cookies verbundene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Nutzung des Kundenbereichs dient, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sprache, Schutz der Formulare). Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren; ohne Sitzungs-Cookie sind die Anmeldung im Kundenbereich und das Absenden von Formularen allerdings nicht möglich.

Nur für unsere eigenen Mitarbeiter speichert das Verwaltungs-Panel eine Einstellung zur Darstellung des Menüs im lokalen Speicher des Browsers. Besucher und Kunden sind davon nicht betroffen.

5. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Thema, Ihre Nachricht sowie freiwillig Ihre Telefonnummer und Firma. Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dabei mitteilen. Wir nutzen diese Daten ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem bestehenden Vertrag zusammenhängt oder auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung der an uns gerichteten Anfragen.

Schutz vor Spam und Missbrauch

Zum Schutz unserer Formulare setzen wir keine externen Dienste wie reCAPTCHA ein. Stattdessen enthalten die Formulare ein für Menschen unsichtbares Prüffeld, eine Zeitprüfung und eine kleine Rechenaufgabe, die Ihr Browser automatisch löst. Zusätzlich begrenzen wir die Anzahl der Anfragen je Absender. Dafür speichern wir Ihre IP-Adresse nur als nicht rückrechenbaren Prüfwert (Hash). Abgewehrte Versuche protokollieren wir ohne Inhalte (Datum, Formular, Grund, Prüfwert) für eine Übersicht über Angriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Systeme und unserer Kunden vor Spam und Missbrauch.

Speicherdauer

Den Prüfwert der IP-Adresse entfernen wir bei Kontaktanfragen nach sechs Monaten, Protokolle abgewehrter Versuche nach 13 Monaten. Als Spam erkannte Nachrichten löschen wir nach 30 Tagen. Ihre Anfrage selbst löschen wir, wenn sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen; führt sie zu einem Vertrag oder handelt es sich um einen Geschäftsbrief, gelten die Fristen aus Abschnitt 17.

Online-Beratungstermine

Wenn Sie über unsere Website einen Beratungstermin buchen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, bei Telefonterminen Ihre Telefonnummer, freiwillig Ihre Firma und Nachricht sowie Thema, Datum, Uhrzeit und Sprache des Termins. Damit führen wir den Termin durch und senden Ihnen eine Bestätigung mit Kalenderdatei, eine Erinnerung am Vortag und gegebenenfalls den Link zum Video-Gespräch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir einen nicht umkehrbaren Prüfwert Ihrer IP-Adresse. Für Video-Gespräche gilt zusätzlich der Datenschutzhinweis des Dienstes, zu dem der Link führt. Die Termindaten löschen wir 12 Monate nach dem Termin, soweit daraus kein Vertrag entsteht.

6. Bestellung und Kundenkonto

Für die Bestellung unserer Leistungen und die Verwaltung Ihrer Verträge legen wir ein Kundenkonto an – durch Ihre Registrierung, im Rahmen einer Online-Bestellung oder auf Ihren Wunsch durch uns (Einladung per E-Mail). Dabei verarbeiten wir:

Stammdaten: Anrede/Name, ggf. Firma und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Anschrift, Angabe, ob Sie als Verbraucher oder Unternehmer bestellen, Kundennummer;
Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, freiwillig Telefonnummer, bevorzugte Sprache;
Zugangsdaten: Ihr Passwort, das wir ausschließlich als sicheren Hash speichern (nie im Klartext), und – falls Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren – den zugehörigen Schlüssel in verschlüsselter Form sowie gehashte Wiederherstellungscodes;
Bestell- und Vertragsdaten: gewählte Tarife, Domains, Laufzeiten, Preise, Bestellzeitpunkt, Ihre Bestätigungen (z. B. zu AGB und Widerrufsbelehrung) und der Vertragsstatus.

Zweck ist die Anbahnung, der Abschluss, die Durchführung und die Abrechnung der Verträge sowie Ihr Zugang zum Kundenbereich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei einer Registrierung bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über einen Link, den wir Ihnen senden (Double-Opt-in). So stellen wir sicher, dass niemand ein Konto mit einer fremden Adresse anlegt. Bestätigungs-, Einladungs- und Passwort-Links sind nur zeitlich begrenzt gültig und werden nach Ablauf automatisch gelöscht.

Sicherheitsrelevante Vorgänge in Ihrem Konto (z. B. Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Passwort- und E-Mail-Änderungen) protokollieren wir mit Zeitpunkt und der IP-Adresse als nicht rückrechenbarem Prüfwert, um Ihr Konto vor Missbrauch zu schützen und Vorfälle nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Einträge werden nach 24 Monaten gelöscht.

Sie können Ihre Angaben im Kundenbereich jederzeit einsehen und ändern. Möchten Sie Ihr Konto löschen lassen, genügt eine Nachricht an uns; laufende Verträge müssen dafür beendet sein. Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen, sperren wir bis zum Ablauf der jeweiligen Frist für jede andere Verwendung.

Kunden werben Kunden

Nehmen Sie an unserem Empfehlungsprogramm teil, erhalten Sie einen persönlichen Gutschein-Code und Link. Den Link geben Sie selbst weiter – wir schreiben niemanden an. Bestellt jemand mit Ihrem Code, speichern wir die Verknüpfung zwischen Ihrem und dem neuen Kundenkonto sowie den Stand der Gutschrift, um Ihnen das Guthaben zuzuordnen und Missbrauch (z. B. Empfehlungen an sich selbst) zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Im Kundenbereich sehen Sie nur Anzahl und Stand Ihrer Empfehlungen, keine Daten der geworbenen Personen. Die Angaben bewahren wir zusammen mit den Abrechnungsunterlagen auf und löschen sie danach.

7. Durchführung der Verträge: Hosting, E-Mail und Webdesign

Zur Erbringung unserer Leistungen verarbeiten wir die dafür notwendigen Daten: Zugangsdaten zu Webspace, Datenbanken, FTP/SFTP und E-Mail-Postfächern (Passwörter gespeichert als Hash oder verschlüsselt), technische Einstellungen, Nutzungsdaten wie belegter Speicherplatz, sowie im Rahmen von Webdesign-Projekten die Inhalte, Texte, Bilder und Zugangsdaten, die Sie uns für die Umsetzung zur Verfügung stellen, und die Abstimmungen dazu. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zur Wiederherstellung nach Störungen sichern wir die Daten der Hosting-Pakete regelmäßig. Die Sicherungen werden rollierend überschrieben, spätestens nach 14 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

8. Domains

Wenn wir für Sie eine Domain registrieren, übertragen oder verwalten, übermitteln wir die dafür erforderlichen Daten des Domaininhabers und der Ansprechpartner (insbesondere Name bzw. Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) an den von uns beauftragten Registrar – derzeit die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur – und an die für die jeweilige Endung zuständige Vergabestelle, bei „.de“-Domains an die DENIC eG, Theodor-Stern-Kai 1, 60596 Frankfurt am Main. Bei anderen Endungen kann die Vergabestelle ihren Sitz außerhalb Deutschlands haben (siehe Abschnitt 16). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; ohne diese Angaben ist eine Registrierung nach den Regeln der Vergabestellen nicht möglich.

Die Vergabestellen verarbeiten die Daten in eigener Verantwortung und veröffentlichen Inhaberdaten nach ihren Richtlinien in der Regel nicht mehr in öffentlichen Abfragediensten (WHOIS/RDAP). Einzelheiten finden Sie in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Vergabestelle, für „.de“ unter denic.de/datenschutz.

Wenn Sie auf unserer Website prüfen, ob eine Domain noch frei ist, fragt unser Server den Domainnamen beim öffentlichen Abfragedienst (RDAP) der Vergabestelle ab. Dabei wird nur der Domainname übermittelt, nicht Ihre IP-Adresse oder andere Angaben über Sie.

9. Zahlung, Rechnungen und Forderungen

Für die Abrechnung verarbeiten wir Rechnungs- und Zahlungsdaten: Rechnungsanschrift, Rechnungsnummern und -beträge, Leistungszeiträume, Zahlungseingänge, gewählte Zahlungsart und ggf. Zahlungserinnerungen. Rechnungen stellen wir als PDF im Kundenbereich bereit und senden sie per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Überweisung

Bezahlen Sie per Überweisung, erhalten wir von unserer Bank die Angaben, die mit der Zahlung übermittelt werden (Name des Kontoinhabers, IBAN, Betrag, Verwendungszweck).

Online-Zahlung

Wählen Sie im Kundenbereich eine Online-Zahlung, werden Sie auf die Seite des jeweiligen Zahlungsdienstes weitergeleitet. Dieser verarbeitet Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten oder PayPal-Konto) in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Wir übermitteln dafür Rechnungsnummer, Betrag und Ihre E-Mail-Adresse und erhalten nur die Bestätigung der Zahlung (Betrag, Zeitpunkt, Transaktionskennung, Status) – nie Ihre vollständigen Kartendaten oder Zugangsdaten:

Stripe (Kredit- und Debitkarten sowie weitere angebotene Zahlungsarten): Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Datenschutzhinweise: stripe.com/de/privacy
PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Datenschutzhinweise: paypal.com/de/legalhub/privacy-full

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Zahlungsdienste führen zur Betrugsprävention eigene Prüfungen durch; diese liegen in ihrer Verantwortung.

Zahlungsverzug

Bleibt eine Rechnung trotz Erinnerung unbezahlt, verarbeiten wir die zur Durchsetzung der Forderung erforderlichen Daten und geben sie im Einzelfall an einen Rechtsanwalt oder an Gerichte weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Ansprüche). Bonitätsprüfungen bei Auskunfteien führen wir nicht durch.

10. Support-Anfragen

Für Anfragen zu bestehenden Verträgen bieten wir im Kundenbereich Support-Tickets an. Wir speichern Ihre Nachrichten, unsere Antworten, den Zeitpunkt und den Bearbeitungsstatus, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten und frühere Vorgänge nachvollziehen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Teilen Sie uns in einem Ticket Zugangsdaten mit, verwenden wir sie nur für den jeweiligen Auftrag; bitte ändern Sie solche Passwörter nach Abschluss.

11. Kündigung und Widerruf über die Website

Über die Seiten „Verträge hier kündigen“ und „Vertrag hier widerrufen“ können Sie Verträge jederzeit online kündigen bzw. als Verbraucher den Widerruf erklären. Wir verarbeiten dabei Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihre Kundennummer, den betroffenen Vertrag, Art und Zeitpunkt der Erklärung sowie freiwillige Angaben (z. B. eine Nachricht oder einen Kündigungsgrund), um die Erklärung auszuführen und Ihnen ihren Eingang mit Datum und Uhrzeit sofort per E-Mail zu bestätigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB bzw. den gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Widerrufsfunktion. Die Erklärungen bewahren wir als Nachweis bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Jahres auf, in dem der Vertrag endet (regelmäßige Verjährungsfrist); handelt es sich um einen Geschäftsbrief, gelten die längeren Fristen aus Abschnitt 17.

12. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)

Schließen Sie im Kundenbereich unseren AV-Vertrag ab, speichern wir als Nachweis die Fassung des Vertrags, den Zeitpunkt, die Vertragspartei mit Anschrift zum Zeitpunkt des Abschlusses, die handelnde Person und die IP-Adresse als nicht rückrechenbaren Prüfwert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 28 Abs. 3 und Abs. 9 DSGVO. Die Nachweise bewahren wir für die Dauer des Hauptvertrags und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen auf.

13. Daten in Ihren Websites und Postfächern

Betreiben Sie auf unseren Servern eine Website, einen Shop oder E-Mail-Postfächer, werden dabei personenbezogene Daten Ihrer Besucher, Kunden oder Korrespondenzpartner gespeichert (z. B. Formulareingaben, Bestellungen, E-Mails, Server-Protokolle Ihrer Website). Für diese Daten sind Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten sie ausschließlich als Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und nach Ihren Weisungen, insbesondere zur Speicherung, Auslieferung und Sicherung. Einzelheiten regelt unser AV-Vertrag, den Sie im Kundenbereich abschließen können.

Eingehende E-Mails werden zum Schutz vor Spam und Schadsoftware automatisiert geprüft (z. B. Absenderprüfung, Viren- und Spamfilter). Dabei wird der Inhalt nicht von Menschen gelesen. Als Spam erkannte Nachrichten werden gekennzeichnet oder in einen Spam-Ordner verschoben.

14. E-Mails von uns

Wir senden Ihnen E-Mails, soweit sie für den Vertrag oder Ihre Anfrage erforderlich sind, z. B. Bestätigungen, Zugangsdaten-Links, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Hinweise zu Wartungsarbeiten oder auslaufenden Domains und Antworten auf Ihre Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbe-E-Mails oder einen Newsletter versenden wir nicht. Die E-Mails werden über unseren eigenen Mailserver bei STRATO in Deutschland versendet, transportverschlüsselt, soweit der empfangende Server dies unterstützt.

Über versendete E-Mails führen wir ein Versandprotokoll ohne Inhalte (Empfängeradresse, Betreff, Art der Nachricht, Zeitpunkt, Zustellergebnis), um die Zustellung nachweisen und Fehler beheben zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Protokoll wird nach zwölf Monaten gelöscht.

15. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen; der Zugang zu unserem Verwaltungssystem ist durch Rollen und Berechtigungen beschränkt und mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung abgesichert. Außerhalb unseres Unternehmens erhalten Ihre Daten nur:

unser Hosting-Dienstleister STRATO AG als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 3);
der Registrar und die Vergabestellen für Domains (Abschnitt 8);
die Zahlungsdienste Stripe und PayPal sowie unsere Bank, soweit Sie diese Zahlungswege nutzen (Abschnitt 9);
unsere Steuerberatung, die als Berufsgeheimnisträger zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, im Rahmen der Buchführung und der steuerlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO);
Behörden, Gerichte und Rechtsanwälte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
beauftragte Freiberufler im Rahmen von Webdesign-Projekten, nur soweit erforderlich und nach vertraglicher Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Datenschutz.

16. Übermittlung in Drittländer

Unsere Server stehen in Deutschland; eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet grundsätzlich nicht statt. Ausnahmen:

Stripe und PayPal können Daten an verbundene Unternehmen in den USA übermitteln. Diese sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO); ergänzend werden Standardvertragsklauseln der EU-Kommission eingesetzt (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Bei Domains mit Endungen, deren Vergabestelle ihren Sitz außerhalb der EU hat (z. B. „.com“, „.net“), ist die Übermittlung der Inhaberdaten an diese Stelle für die Registrierung erforderlich (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).

17. Speicherdauer im Überblick

Server-Protokolle: 30 Tage; technische Fehlerprotokolle: 90 Tage;
Besucherstatistik: Prüfwert 48 Stunden, Tageszahlen 25 Monate;
Beratungstermine: 12 Monate nach dem Termin;
Sitzungs-Cookie: bis zum Schließen des Browsers; Sprach-Cookie: 12 Monate; „Angemeldet bleiben“: 30 Tage;
Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, Spam 30 Tage, IP-Prüfwert 6 Monate; Protokoll abgewehrter Formularversuche: 13 Monate;
Sicherheitsprotokoll des Kundenkontos: 24 Monate; E-Mail-Versandprotokoll: 12 Monate;
Kundenkonto und Vertragsdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen (regelmäßig drei Jahre zum Jahresende, § 195 BGB);
Rechnungen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse: acht Jahre bzw. zehn Jahre nach den jeweils geltenden Vorschriften; Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen: sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG); die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist;
Inhalte der Hosting-Pakete und Postfächer: bis 30 Tage nach Vertragsende (siehe AGB), Datensicherungen rollierend spätestens 14 Tage später.

18. Datensicherheit

Wir treffen nach Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere: TLS-Verschlüsselung aller Verbindungen, Speicherung von Passwörtern ausschließlich als Hash, Verschlüsselung besonders schutzwürdiger Zugangsschlüssel, Zwei-Faktor-Anmeldung für unser Verwaltungssystem (und optional für Ihr Kundenkonto), Rollen- und Berechtigungskonzept, Begrenzung von Anmeldeversuchen, regelmäßige Sicherheitsupdates und Datensicherungen sowie Rechenzentren mit Zutrittskontrolle in Deutschland. Die Maßnahmen überprüfen und verbessern wir laufend.

19. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten und eine Kopie davon (Art. 15 DSGVO);
Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht und die Daten nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (Art. 17 DSGVO);
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
Datenübertragbarkeit – Herausgabe der Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO);
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@hostgarten.de oder per Post. Damit Ihre Daten nicht in falsche Hände geraten, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen, wenn Zweifel bestehen. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

20. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich unbeschadet anderer Rechtsbehelfe bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, datenschutz-berlin.de. Wir freuen uns aber, wenn Sie sich mit Ihrem Anliegen zuerst an uns wenden.

21. Pflichtangaben und keine automatisierten Entscheidungen

Die Nutzung unserer Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags benötigen wir die in den Formularen als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben; ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen bzw. die Leistung nicht erbringen. Eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten besteht im Übrigen nicht. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

22. Minderjährige

Unsere Leistungen richten sich an volljährige Personen und Unternehmen. Personen unter 18 Jahren dürfen ohne Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten keine Verträge mit uns schließen und uns keine personenbezogenen Daten übermitteln.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen, die bestehende Verträge betreffen, informieren wir unsere Kunden zusätzlich per E-Mail.

Stand: 31.10.2026